作為上海世博會的舉辦城市，上海應作為體現世博會使命和基本價值的信息中心。參展國則扮演世博會信息發布的衛星，通過他們的努力推介，將在他們各自的國家中更好地傳播世博會知識。作為世博會傳統的守衛者，BIE處在一個提供資源并協調所有參與方互動的位置。

　　在BIE、世博會組織者和參展國之間建立高效的協同合作是勢在必行的，因為他們之間的相互依存和互動將決定世界博覽會最終的成果。

　　3)協調機制

　　上海世博會組委會、執委會及其成員單位、上海世博局為上海世博會溝通與推介方案的管理主體。

　　根據BIE參與以往世博會的溝通與推介的經驗，BIE將是資源的一個重要提供者。一個常設的協調委員會由BIE代表、世博會組織者和經挑選的參展國代表構成，將共同仔細分析并實施溝通與推介計劃。該委員會應至少每年開一次會，并逐步提高頻率和增加成員作為上海世博會開展溝通的多種途徑。該委員會的目的是鞏固資源，為在BIE成員中開展的溝通與推介提供頻繁的協調與溝通平臺。該委員會將允許：1）告知BIE代表上海世博會籌備過程中的信息并提供及時的建議；2）經挑選的參展國將在上海世博會的組織、溝通與推介過程中扮演積極的角色；3）世博會組織者在執行各種活動的過程獲得經驗和指導。

　　協調委員會應該不同于政府總代表指導委員會，一旦后者開始運作，該委員會將與指導委員會合并。

　　4)溝通策略

　　溝通策略是指為獲取目標受眾而采用的渠道。不論通過何種渠道，都必須確保世博會形象塑造的一致性和連貫性。

　　a.外交和官方途徑

　　世博會組織者將與參展國和國際組織（含非政府組織）通過政府間外交和其他途徑開展溝通；在注冊過程中與國展局成員國進行積極有效的溝通；通過國展局秘書長和中國政府總代表進行高層溝通；通過那些積極參與和支持上海世博會的國展局成員國進行推介；通過中國常駐聯合國、世界貿易組織等國際機構代表團和貿促會對非建交國進行參展溝通；學習以往世博會及國際通行做法，通過各國駐華使團進行溝通；充分利用2005年日本愛知世博會和2008年西班牙薩拉戈薩世博會進行溝通；舉辦一系列推介會重點介紹上海世博會的計劃和進程；在上海和世界其他目標市場舉辦一系列世博論壇。

　　b.推介巡游

　　組織者將推出一系列主要針對政府、跨國企業國際組織的推介巡游以鼓勵